+7 (499) 755-82-76Москва +7 (812) 565-33-70СПб

Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек

Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек

Журнал движения трудовых книжек и вкладышей к ним – документ, в котором осуществляются самые значимые для трудовой деятельности работника, данные.

Они оформляются в каждой из организаций и имеют беспрецедентную важность. По этим записям можно отследить подлинность сведений в книжке её владельца, а также – восстановить картину его деятельности или трудовой стаж в случае утери трудовой.

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 755-82-76. Это быстро и бесплатно!

Как правильно вести?

Ведение журнала осуществляется по определённому стандарту, регламентированному Трудовым кодексом, а также другими нормативными документами, к числу которых относятся Правила ведения обозначенной Книги, утверждённое правительством РФ от 16 апреля 2003 года, за № 225.

Все нюансы и основные положению заполнения основываются на представленных Правилах.

Прежде чем начать вносить записи в Книгу, она должна быть надлежаще подготовлена:

  • пронумерована;
  • прошита;
  • подписана;
  • опломбирована.

В ней должны регистрироваться трудовые книжки при приёме и увольнении, то есть когда ответственное лицо получает их на хранение и передаёт владельцу по окончании этого периода. Кроме этого учёту в журнале подлежат книжки, оформленные непосредственно на предприятии на чистом бланке. Они заводятся работникам, которые приступают к трудовым обязанностям впервые.

Каждая запись о приёме ТК всегда вносится под соответствующим порядковым номером. Для того, чтобы её оформить, нужно заполнить 11 граф, каждая из которых содержит совокупность сведений о трудовой владельца и об основаниях её принятия на хранение, которыми являются приказы о приёме на работу. Две последние графы – 12 и 13 оформляются при увольнении.

Правила заполнения и ведения

Правила (№ 225) оглашают, что за достоверное внесение сведений и надлежащее ведение журнала ответственность несёт работодатель.

Он оформляет приказом уполномоченное лицо, которое разделяет с ним эту ответственность. Выбор уполномоченного зависит:

  1. От масштабности предприятия, на котором производится учёт и хранение ТК.
  2. От наличия на предприятии штатных кадровиков.
  3. От личных предпочтений руководителя, который выбирает ответственного за ведение журнала на основании различных подходов к вопросу.

Книга заполняется аккуратно, без помарок, шариковой ручкой или чернилами синего, фиолетового или чёрного цвета.

Каждая запись наделена собственным уникальным номером, под которым вносятся сведения о движении ТК.

Скачать правило №225 «О ведении, хранении и заполнении трудовых книжек».

Как заполнять?

В Книгу вписываются сведения о книжках, передаваемых на хранение работодателю при поступлении на работу. Впоследствии, по увольнении с работы, трудовые выдаются на руки владельцам, о чём в соответствующих графах № 12 и 13 вносятся необходимые записи.

Момент заполнения последней колонки у многих неопытных кадровиков вызывает вопросы, которые необходимо рассмотреть отдельно. Казалось бы, нет ничего проще проставленной в 13 графе подписи при получении трудовой. Однако в случае неявки за ней работника лично, возникают сомнения в том – кто может поставить подпись.

Правила и инструкции, на основании которых производится учёт и ведение трудовых книжек, нигде прямо не отвечают на этот вопрос. Кроме этого, внимательно изучив нормативные документы – невозможно найти какого либо запрета на подпись в журнале лица, который забирает трудовую работника:

  • по доверенности;
  • в случае смерти.

То же касается кадровика, пересылающего трудовую книжку почтой. При оформлении её на хранение (в случае неполучения работником) уполномоченный так же окажется в затруднительном положении.

Он может посчитать возможным выходом – внесение собственной подписи. Но подобное окажется нарушением нормативов, в которых указано, что подпись за получение трудовой работник ставит лично. Из этого положения следует недопустимость проставления в журнале чужой подписи. Однако в перечисленных случаях в последней графе необходимо сделать пометку со ссылкой на документ:

  • номер почтовой квитанции;
  • номер доверенности.

Как подписывать титульный лист?

Титульный лист заполняется ответственным лицом, которого приказом назначил руководитель предприятия.

Прежде чем заполнить его, необходимо, чтобы книга соответствовала предъявляемым к ней требованиям, с нумерацией страниц и опломбировкой.

После этого уполномоченный на заполнение специалист может приступить к заполнению титульного листа. Записи должны вноситься аккуратно и без помарок – эти требования предъявляются ко всем без исключения записям, вносимым в журнал.

Наименование предприятия, на котором осуществляется учёт ТК должно вноситься правильно и в соответствии с правоустанавливающими документами предприятия, то есть должно полностью совпадать с наименованием в учредительном документе. Также нужно указать форму и тип собственности предприятия.

Если титульный лист оформляется индивидуальным предпринимателем собственноручно, по причине отсутствия специалистов, ответственных за делопроизводство, ему необходимо прописать форму собственности ИП, а далее внести свои личные данные полностью, в качестве наименования предприятия.

Эти данные полностью должны совпадать со сведениями, используемыми при регистрации ИП, а также – с паспортными данными.

Затруднение в некоторых случаях вызывает дата хранения, где необходимо указать срок, в течение которого журнал будет находиться в организации. Этот срок устанавливается локальным актом (приказом) и составляет от 50 до 75 лет. При внесении записи необходимо поставить дату заполнения титульного листа в качестве отправной точки начала ведения и учёта ТК, а далее через тире поставить аналогичное число, а год – на 50 или 75 лет больше, в зависимости от решения руководителя.

Исправления

Учитывая наличие человеческого фактора, сложно полностью застраховаться от ошибок. Несмотря на то, что Правила прописывают заполнять журнал без помарок и ошибок, предусмотрено, что ошибки всё равно могут быть допущены.

Ни в коем случае нельзя допускать исправления ошибок.

Журнал – документ строжайшего учёта и контроля, исправления в котором аналогичны подделке документов. Некомпетентный работник, внёсший непосредственное исправление в Книгу учёта может значительно пострадать от своей недальновидности.

Наличие пломб, печатей и нумерации листов обозначает, что никакое неправомерное вторжение в записи производиться не может. Не являются исключением и неправомерные исправления.

При допущении ошибки нельзя:

  • пользоваться штрихом;
  • ластиком;
  • зачёркивать букву или номер и исправлять их в тексте.

Однако в нормативных документах, в том числе – в Трудовом кодексе или Правилах (№ 225) не указываются способы исправления ошибок, которые допускаются законодательно.

Поэтому будет не лишним издать приказ или другой нормативный акт локального происхождения, который позволит кадровику исправлять ошибки по стандарту, установленному для конкретного журнала учёта.

Можно составить памятку исправления ошибок, которой пользуются некоторые кадровики, понимая, что кадровый работник или лицо, уполномоченное за ведение журнала, может перемениться и начать исправление ошибок по собственному усмотрению. Желательно этого избегать, как собственно – стремиться избегать допуска ошибок в принципе.

Существует два правомочных варианта, которые предусматривают возможность исправления ошибок в документах, если иное не предусмотрено специальными инструкциями.

Оба из них можно использовать при работе с Книгой учёта:

  1. Неверная запись полностью зачёркивается одной линией полностью, рядом делается надлежащая запись и делается приписка: «исправленному верить». Обязательно проставляется должность лица, исправившего ошибку, с указанием фамилии и инициалов.
  2. Следом за неверной записью или опиской, следует внести: «запись за номером (указать) считать недействительной» или «запись в колонке (указать) считать недействительной». После этого необходимо внести верную запись.

По правовому статусу оба способа равнозначны. Однако для ведения одного журнала желательно избрать определённый способ исправления ошибок, утвердить его локальными инструкциями по ведению журнала и использовать законно.

Замена книги учёта движения трудовых книжек

Законодательство не предусматривает определённого алгоритма замены журнала, в котором учитывались трудовые.

Однако пользование этими документами происходит на протяжении 10 лет, что допускает их замену. Естественно, что на многих предприятиях за этот период журналы заканчивались. В обиходе сложились правила, которые распространяются повсеместно и принимают форму установленных норм.

В первом случае, по окончании Книги учёта, заводится новый экземпляр. Последняя заполненная страница завершается записью, что журнал окончен. Он сдаётся в архив, а на новом бланке оформляется новый журнал. То есть вновь образованная Книга учёта оформляется в качестве самостоятельного документа, с новым перечнем порядковых номеров. Она утрачивает логическую и правовую связь с предшествующим журналом.

Во втором случае, последняя страница в журнале не знаменует завершения Книги учёта, а продолжает её на следующем бланке, который оформлен надлежащим образом, но учитывается в качестве единой книги, то есть продолжения первой.

Здесь могут повторяться регистрационные номера книги, а также могут использоваться те же идентификаторы при её опломбировании. Этот экземпляр нумеруется по принципу продолжения порядковых номеров. То есть последний номер в старой Книге является предшествующим для первого (следующего по порядку) номера в новом экземпляре.

Оба правила правомерны и могут использоваться с равным успехом. Самое главное – надлежащее оформление, которое требуется по нормативам.

Что делать если книга учёта движения трудовых книжек не велась?

Отсутствие Книги учёта или её ненадлежащее оформление – грубое нарушение трудового законодательства.

При первой же проверке трудовых инспекторов и обнаружении столь серьёзного недочёта в работе, будут вменяться штрафные санкции. Если руководитель предприятия, который отвечает за организацию кадрового делопроизводства, обнаружил эту проблему, ему необходимо срочно принять меры по её исправлению.

Обычно отсутствие журнала наблюдается у индивидуальных предпринимателей, которым до недавнего времени не разрешалось вести ТК.

Соответственно, в таких условиях не были заведены и Книги их учёта. В настоящее время нужно завести журнал, внеся в него все имеющиеся в наличии трудовые работников, работающих у юридического лица.

Для этого нужно подготовить журнал по всем правилам, заполнить титульный лист, а далее – вписать в хронологическом порядке все имеющиеся трудовые работников. То есть под номером 1 должен быть вписан тот, кто устроился на работу ранее всех, а далее – книжки тех, кто устроился позже (поочерёдно). Ничего страшного в том, что дата заполнения журнала и дата приёма на работу сотрудника различаются. Главное, чтобы документ был оформлен надлежащим образом.

Скачать бланк книги учёта трудовых книжек и вкладышей к ним.

Образец титульного листа книги учёта трудовых книжек и вкладышей к ним

Полезное видео по теме

Заключение.

При работе с документами учёта трудовых книжек, к которым относится соответствующий журнал, могут возникнуть вопросы, которые придётся решать незамедлительно. Для этого Книгу учёта с самого начала нужно вести ответственно и аккуратно, не допуская грубых нарушений. По окончании свободных страниц в документе – его нужно незамедлительно заменить. А если обнаружено его отсутствие – срочно завести.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 755-82-76 (Москва)
+7 (812) 565-33-70 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!
Комментарии 52
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Наталья

    Добры день!
    Подскажите пожалуйста, пришла в ИП работать, а тут нет книги учета движения трудовых книжек. Как быть? Начать ввести с момента моего прихода или с тех сотрудников, которые на данный момент работают?

    • Виктория

      Здравствуйте, Наталья. Изначально необходимо внести в Книгу тех сотрудников, которые уже работают. Обязательно сохраните хронологический порядок по дате приема на работу.

    • Александра Костина

      Отсутствие книги учета трудовых книжек является грубым нарушением. И с какой даты начинать учет должен решить руководитель, в данном случае ИП.
      Возможно он поймет важность ведения и поможет восстановить книгу учета со дня первого принятого работника. А если это сделать невозможно, то тогда лучше всего завести книгу учета с внесением данных работающих работников на данный момент. А хронологию внесения данных можно восстановить по расчетным листам начисления заработной платы.

  2. Наталья

    Добрый день!Подскажите пож-та,пришла в организацию работать, а у них книга учета трудовых ведется по старому образцу,вот теперь и не знаю что делать,нужно ли заменить ее на новый образец и как если сотрудники которые в той книге еще не уволились,вести получается две книги?

    • Вера

      Наталья, да, временно вы будете вести две книги. Ведение второй книги учёта у вас будет как продолжение её на следующем бланке, который оформлен надлежащим образом, но учитывается в качестве единой книги, то есть продолжения первой.

    • иван

      Если книга не корректна или в ненадлежащем состоянии, то ее нужно закрыть, объяснив причину ее закрытия после последней записи.При этом нужно указать сколько в ней зарегистрировано трудовых книжек.Дальше ставите дату печать если остались незаполненные листы можете их перечеркнуть.Затем начинайте учет в новой книге из старой ничего не перенося, пользоваться вам ей время от времени придется

  3. Мария

    Здравствуйте, подскажите пожалуйста, если был заведен новый журнал регистрации трудовых книжек в связи с изменением формы заполнения. Кроме внесения записи в старый журнал регистрации о том, что журнал закончен, надо ли издавать приказ какой-либо.

    • артем

      Нет никакого приказа не нужно. Просто когда закончится старая книга учета начинаем заполнять новую. В конце пишите что журнал закончен в архив сдаете. Затем оформляете новый журнал с новыми номерами по порядку со старым журналом никаких логических связей не должно быть.Как видите ничего сложного

    • артем

      Нет никакого приказа не нужно просто по окончании книги учета, заводится новый экземпляр.На последней странице пишите что журнал закончен,и сдаете в архив.На новом бланке оформляете новый журнал с новым перечнем порядковых номеров со старым журналом никаких .логических связей не должно быть

    • Елена

      Здравствуйте. Мария. Да, в вашем случае необходимо будет издать приказ о прекращение ведения старого журнала и начале ведения нового журнала в связи с изменением формы заполнения.

  4. Ирина Воронина

    Добрый день. Я устроиилась на работу в 2011 году в отдел кадров, работа официальная была и оформление по ТК РФ. при увольнении трудовую мне не вернули, и к сожалению я был не в курсе заполняли ли ее.проработала я там 3 мес. Проверила на сайте пенсионных отчислений от той организации не было. но трудовую они должны были заполнить. сейчас хочу вернуть, что мне делать?

    • Марина

      Ирина, доброго вечера вам!
      Так в итоге, вы не вернули трудовую вашу или что? Обратитесь в данную компнаию, пускай вам пришлют вашу трудовую книжку по почте. Если там записей не будет, то тогда по совету Вероники жалуйтесь в Трудовую Инспекцию.

    • Вероника

      Здравствуйте, Ирина. Вам нужно обратиться в Трудовую Инспекцию и сообщить о факте нарушения ТК РФ, т.к. трудовую вам должны были завести в первый ваш рабочий день.

  5. Лариса Соловьёва

    Трудовая книжка генерального директора вноситься в журнал учета движения трудовых книжек?

    • Игорь

      Трудовая книжка генерального директора ничем не отличается от всех остальных, т.к. он также является работником, соответственно, кадровый учет в его отношении аналогичен, включая указанную вами запись.

    • Наталья

      Здравствуйте, Лариса. Обязательно вносится в журнал учёта трудовых книжек трудовая директора.

  6. Антонина Чистякова

    Здравствуйте. Скажите в КНИГЕ учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним нумерация с начала года продолжается или начинать с 1?

    • Татьяна

      Здравствуйте, Антонина. Нумерация в книге учёта трудовых книжек идёт по порядку, вне зависимости от года.

    • Ольга

      Антонина, для учета трудовых книжек и вкладышей работодатель ведет книгу учета движения трудовых книжек (п.40 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225)
      Но законодательно нигде не закреплен порядок нумерации записей и страниц.
      В Приложение № 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 утверждена ее форма. Также закреплено, что она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя, скреплена печатью (опломбирована). Т.е. после проставления нумерации определяется общее количество страниц, которое указывается на прошивке, и скрепляется подписью руководителя. Следовательно, никаких изъятий и вложений не может быть. Значит, нумерация каждой книги начинается заново. И нумерация с начало года продолжается ( с единицы, если книга закончилась, и необходимо завести новую).

  7. Глеб Матвеев

    Здравствуйте, я хотела спросить а предприятие обязано взимать 10% от минималки за выдачу трудовых книжек или не обязательно?

    • Игорь

      Здравствуйте!
      Согласно требованиям ТК РФ работодатель заводит трудовую книжку, если это впервые, за свой счет, но затем вправе высчитать ее стоимость из зарплаты работника. Каких иных конкретных указаний в законе не содержится.

    • Татьяна

      Здравствуйте, Глеб. Заведение трудовой книжки является прямой обязанностью работодателя, при этом работодатель не имеет право взыскивать какие-либо денежные средства с работника.

  8. Алексей Данилов

    Добрый день, инспектор в книге учета движения трудовых книжек поставила кляксу (черная гелевая ручка), как поступить? Спасибо

    • Игорь

      Здравствуйте!
      Смотря где, в первую очередь. Как правило же, если характер пятна позволяет, можно воспользоваться так называемой «мазилкой», с помощью которой закрашивают записи или в данном случае кляксу.

    • Татьяна

      Здравствуйте, Алексей. Если клякса на пустом месте, то и не нужно ничего менять. Если же на како-нибудь записи, то запись необходимо признавать недействительной и вносить верную запись.

  9. Ольга Миллер

    А мы обязаны вести личный лист сотрудника?

    • Игорь

      Если вы таким образом спрашиваете о карточке учета работника (бланк формы Т-2), то согласно требованиям закона работодатель в лице того же кадровика такой документ обязаны заводить.

    • Евгения

      Здравствуйте, Ольга. Да, отдел кадров обязан вести личный лист по учёту кадров на каждого сотрудника.

  10. Роман

    Здравствуйте, помогите разобраться, уволился с предприятия в 2014 году и только сейчас решил забрать тр.книжку.Отправил письмо с просьбой выслать книжку заказным письмом, пришел ответ, что книжка забрана и копия журнала движения тр. книжек с подписью, но подпись не моя, подделанная. Что мне дальше делать?

    • Наталья

      Здравствуйте, Роман. Все спорные вопросы, которые возможно решить по поводу трудовой книжки после увольнения, можно это сделать только в течение 3-х месяцев. У вас же прошло три года уже. Необходимо было сразу забирать трудовую.

    • Наталья

      Обращайтесь в прокуратуру, это подсудное дело. На каком основании вашу трудовую отдали не вам.

  11. Дина Денисова

    Предприятие, в котором я работала ликвидировалось. А я уволилась по собственному желанию (не знала, что это может повлият на досрочный уход на пенсию). Мне 54 года. Как исправить запись в трудовой книжке?

    • Яна

      Дина, а ничего уже не сделать, организация, где вы работали все сделала правильно, уволила вас согласно вашего заявления по собственному желанию.

    • Игорь

      Т.е. вы хотите спросить, как исправить запись задним числом? Такой ответ я вам точно не дам, тем более, увольнение в связи с ликвидацией вам точно не поможет с досрочным выходом на пенсию — для этого требуются иные основания.

  12. Соня Зайцева

    Подскажите, пожалуйста, увольняясь с предыдущей работы кадровик сделал ошибку в дате приказа, это была последняя запись в трудовой. Надо ли исправлять? И куда обращаться?

    • Игорь

      Даже такую ошибку следует все же исправить, это вы можете сделать или по прежнему месту работы, обратившись туда, или уже по новому, если только вы сохранили у себя данный приказ об увольнении. Иправление производится в соответствии с Правилами.

    • Иван Иванович

      Соня, да нужно исправить, по последнему месту работы. Строчкой ниже написать, что запись под №… считать не действительной и под следующим порядковым номером сделать правильную запись. Поставить печать и подпись.

  13. Оксана Шульц

    Здравствуйте, сотрудник работал по основной работе, перешел на работу по совместительству, трудовую книжку забрал, как это отметить в журнале движения трудовых книжек?

    • Иван

      Оксана, в журнале движения Трудовых книжек, работник должен расписаться в получении книжки и указать дату получения.

    • Анна

      Здравствуйте, Оксана. Так и следует вам записать в журнал, что трудовая выдана на руки в связи с увольнением с основной работы.

  14. Елена Сергеева

    Здравствуйте! При приеме на работу работник принес трудовую книжку и вкладыш к ней. Вкладыш новый и заполняется мной при оформлении работника. В Книге движения трудовых книжек вкладыш. В этом случае регистрируется отдельно или под одним номером с ТК. Вкладыш заполнен и вшит в ТК мною?

    • Иван

      Елена, вкладыш отдельно не регистрируется, а вместе с Трудовой книжкой, т.к. в Трудовой книжке делается отметка «выдан вкладыш».

    • Евгения

      Здравствуйте, Елена. В данном случае вкладыш регистрируется под номером ТК работника.

  15. Любовь Никифорова

    Здравствуйте, при потере книги учета трудовых книжек если завели новую книгу учета, согласно с 4.5 Коап срок исковой давности истекает через 2 месяца, это значит что если мы завели новый жирнал и нас не проверила трудовая инспекция то через два месяца они не могут наложить на нас штраф, я правильно поняла?

    • Игорь

      Здравствуйте!
      Нет, вы понимаете норму закона неправильно. Там четко и ясно написано — с момента обнаружения правонарушения или когда должностное лицо/орган могли узнать о нарушении.

    • Татьяна

      Здравствуйте, Любовь. Да, вы всё верно понимаете. На вас не смогут наложить штраф по истечение 2-х месяцев.

  16. Вилена Фролова

    Здравствуйте! При приеме сотрудника вносится запись номер 1 в соответствии с графами. Спустя некоторое время сотруднику выдали первый вкладыш в трудовую книжку. Как внести запись о его наличии?

    • Наталья

      Здравствуйте, Вилена. Вам необходимо внести запись о наличие вкладыша следующей после последней.

    • Ольга

      Вилена, здравствуйте. Запись что выдан вкладыш, вносится только в трудовую книжку.

  17. Екатерина

    Какого цвета должна быть ручка для заполнения журнала по обороту ТК и вкладышей?

    • Marina

      Дорый вечер. Записи в журнале должны быть сделаны ручкой черного, темно синего или фиолетового цвета. Кроме того, никаких помарок, клякс и перечеркиваний не допускается.

    • Mark

      Добрый день Екатерина, журнал по обороту трудовых книжек и вкладышей к ним вы можете заполнять шариковой или гелевой ручкой с фиолетовыми, синими или черными чернилами. Желательно чтобы вся книга от начала до конца заполнялась чернилами одинакового цвета.

© 2018 Найм.Гуру