+7 (499) 703-35-33 доб. 121Москва +7 (812) 309-52-81 доб. 669Санкт-Петербург

Правильное ведение журнала учёта трудовых книжек в организации

Трудовая относится к документам строгой отчётности, что придаёт условиям её хранения и ведения повышенную значимость.

Это не случайно, ведь на основании этого документа работодатель учитывает квалификацию и опыт работника, а по завершении трудового периода жизни – будет определён размер пенсионного пособия.

Соответственно, при малейшем недоразумении, связанном с внесением записей в книжку, её владелец имеет полное право на возбуждение судебного иска, жалобу в прокуратуру и на другие действия, которые доставят множество хлопот работодателю.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Как происходит документооборот трудовых книжек в организации?

При поступлении на работу работник предоставляет свою трудовую кадровику или руководителю организации. На основании её наличия происходит его трудоустройство на работу.

Если она отсутствует – работнику могут завести новую книжку.

Как происходит документооборот трудовых книжек в организации?В обоих случаях её вносят в учётные записи. На основании существующих записей учёта работник может гарантированно передать свою книжку работодателю.

После её регистрации осуществляется надлежащий контроль, а учтённые документы владелец трудовой может затребовать в любое время.

При отсутствии учётных записей вопрос о передаче документа может стать спорным, а при утере трудовой доказать факт передачи, без наличия учётного контроля, будет предельно сложно.

В случае пропажи или порчи трудовой, работодатель в первую очередь обращается к записям, в которых указаны:

  1. факт и время получения ТК от работника.
  2. Выдача работнику по требованию под расписку, например для снятия копии.
  3. Выдача на руки при увольнении.
Ведение учётных записей освобождает работодателя от неправомерной ответственности за чужой документ, который был выдан его владельцу.

В то же время работник, передавший на хранение свою трудовую, прекращает нести за неё ответственность.

Основной учёт получения и выдачи трудовых книжек работников осуществляется в специальном журнале. Он также как и ТК относится к документам повышенной степени отчётности. Его ведение является регламентированным.

Что такое «Журнал учёта движения ТК»?

На основании Правил, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. за № 225, трудовая работника хранится у работодателя на всём протяжении периода его работы.

В день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику по требованию.

Эти же Правила в 6 главе регламентируют ведение их учёта в специальном «Журнале (книге) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них». Данное положение Правил подтверждено в новой редакции Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 г. за № 132.

В правительственных документах обозначено, что в Книге учёта ТК производится запись о трудовых в случаях:

  • предоставления книжки от работника при оформлении на работу.
  • При заполнении ТК впервые, если работник прежде нигде не работал.
  • В день увольнения работника, при выдаче ему трудовой или позже, по его требованию.
Записываемые сведения вносятся кадровым работником или иным уполномоченным лицом аккуратно, без помарок в записях и формализованным языком. Запись должна быть удостоверена подписью владельца трудовой.

Ответственность за надлежащее ведение Книги учёта вменяется работодателю. В свою очередь он делегирует ответственность кадровой службе предприятия, если она имеется.

В случае отсутствия кадрового отдела, Книга учёта хранится в бухгалтерии или секретариате (общем отделе), а ведёт его уполномоченное лицо. Передача полномочий осуществляется приказом, утверждённым директором.

Этот журнал обязан вестись при любой форме собственности предприятия, не исключая ИП. Если предприниматель не владеет возможностью содержания в штате делопроизводителя – ведение учёта он должен осуществлять единолично.

Его установленная форма

Бланк Книги учёта ТК можно приобрести в специализированном магазине, в типографии и даже изготовить самостоятельно, что позволяет регламент Правил.

Она имеет твёрдый переплёт, формат А-4 и является достаточно объёмной.

Журнал рассчитан на многолетнюю работу ведения контроля, за выдачей ТК и учёта их движения на достаточно крупном предприятии, поэтому в нём имеется множество страниц.

Каждая страница разграничена на 13 граф, в которые вносятся сведения о трудовой.

Графы следующие:

  • начинается запись с внесения порядкового номера.
  • Колонки со 2 по 4 служат для записи даты. Здесь указывается дата внесения сведений в Журнал и оформления трудовой.
  • Его установленная формаВ 5 графе вносится фамилия, имя и отчество работника в соответствии с паспортными данными, без допущения сокращений.
  • В 6 колонке записывают серию и номер ТК. Если устаревшая форма книжки не содержит серии и номера – вносится прочерк.
  • Далее записывается специальность работника в соответствии с разрядом и полученной квалификацией
  • В 8 колонке – наименование предприятия, оформляющего ТК.
  • В 9 – вписывается приказ о принятии на работу.
  • Следующая графа – для подписи уполномоченного за ведение Журнала.
  • Если книжка заводится впервые, в 11 колонке указывается сумма оплаты за бланк. Если оплаты не производилось – ставится прочерк.
  • 12 и 13 колонки заполняются при увольнении лица и получении им на руки трудовой.
Записи вносятся шариковой ручкой, не запрещено применение чернил. Однако необходимо учитывать требование к аккуратности заполнения этого документа.

Каждая книга – уникальна, а все внесённые в неё записи представляют собой особую важность. Во избежание подлога или иных правонарушений в использовании Книги учёта, её оформляют особым образом. Все листы Журнала нужно пронумеровать, её необходимо прошить и опломбировать, а номер установленной пломбы зафиксировать на титульном листе.

Срок хранения книги учета

Срок хранения книги учетаДействующая Книга учёта движения ТК и вкладышей к ним, может использоваться без ограничения во времени, то есть на протяжении того периода, в который в ней может осуществляться внесение записей.

По её окончании, когда после завершающей записи не остаётся места для регистрации следующей трудовой, журнал закрывается и передаётся в архив предприятия.

По регламенту в архиве Журнал должен храниться 75 лет. После чего книга списывается соответствующим актом.

Заключение

Этот важный документ необходимо хранить наряду с другими документами особой значимости, к числу которых относятся, в том числе, трудовые книжки. Обычно таким местом становится сейф или несгораемый шкаф.

Записи учёта, вносимые в журнал, могут понадобиться как работнику, так и работодателю в случае утери книжки. В этом случае, по записям, внесённым в Журнал, можно восстановить трудовой стаж лица, сделав выписки с места работы. Не сложено установить причину утери трудовой и ответственное лицо, которому может быть вменено восстановление документа.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - обратитесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно!
Нет комментариев

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2017 Найм.Гуру