Как правильно оформить вкладыш в трудовой книжке работника

Оформление вкладыша в трудовую нижку работника предприятия

К концу трудовой деятельности многие граждане обнаруживают, что трудовая также завершается, то есть страницы в ней заканчиваются.

У некоторых лиц, отличающихся особой активностью, последняя страница заполняется, когда до пенсионного возраста ещё очень далеко. В этих случаях ситуация решается за счёт вкладыша, который вшивается в заканчивающуюся трудовую, продолжая её.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 288-16-73. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Что такое вкладыш?

Вкладыш в ТК – документ, имеющий следующие характеристики:

  • размер (формат) 88х125 мм;
  • обложка картонная;
  • содержит 46 страниц;
  • имеет элементы защиты.

Внутри бланк вкладыша в точности повторяет графы и иную структуру трудовой, а также наделён собственным идентификационным номером, который проставлен на каждом листе вкладыша в правом верхнем углу.

Идентификационный номер вкладыша регистрируется в книжке работника, что создаёт неразрывную связь между двумя этими документами.

Как используется и для чего нужен?

По завершении использования ТК в том случае, если последняя страница документа заполнена и на ней не осталось места для необходимой записи, ни в коем случае нельзя:

  • Зачёркивать сведения о награждениях и поощрениях и вносить вместо них сведения о работе.
  • Вкладывать или вклеивать чистые листы от бланков трудовых и вносить на них сведения.
  • Заводить новую трудовую.

По окончании свободного места, необходимого для внесения записей о трудовой деятельности лица, нужно завести вкладыш в трудовую книжку.

Вкладыш станет единственным правомочным продолжением внесения записей в ТК, что продиктовано Правилами, утверждёнными на правительственном уровне 16.04.2003 года за № 225.

На вкладыше будут продолжать вноситься записи в том же порядке и по аналогии с тем, как это происходило при заполнении трудовой.

Соответственно вкладыш станет правовым основанием для оформления трудового стажа работника и его последующего учёта при начислении пенсии.

Где получать?

По большому счёту, работника этот вопрос беспокоить не должен. Бланки вкладышей, так же как и бланки трудовых должны храниться в отделе кадров предприятия или в бухгалтерии. На маленьких предприятиях, где эти отделы отсутствуют, за хранение бланков отвечает уполномоченное лицо.

Индивидуальный предприниматель обеспечивает бланками работников лично. То есть бланки у работодателя всегда должны быть. Он обязан закупать их в специализированных торговых организациях по мере необходимости и хранить вне доступа для посторонних лиц, предварительно зарегистрировав в приходно-расходном журнале.

По мере необходимости, когда в закончившуюся трудовую нужно внести запись, уполномоченный за внесение записей работник получает бланк вкладыша под роспись и аккуратно, с соблюдением норм и правил, заполняет его.

Приобретать вкладыш обязана организация (предприятие) или работодатель юридическое лицо.

Эти бланки, как и бланки книжек, имеют определённую степень защиты, их приобретение осуществляется работодателем в соответствии с положениями и в порядке, установленными Министерством Финансов РФ.

Обычно организации заключают договор о поставке бланков на предприятие. Доверять эту процедуру работнику неправомерно, так как в зону его доступа не входит возможность контакта с обозначенными организациями, гарантирующими качество бланков. Он может приобрести бланк, качество которого сомнительно. А работодатель обязан сотрудничать с компаниями, имеющими лицензию на реализацию полиграфической продукции.

Организация имеет право по усмотрению руководителя:

  • Передать бланк работнику безвозмездно (п.44, 48 Правил).
  • Взимать деньги за выдачу бланка вкладыша (п.47 Правил).

При этом работодатель не имеет права завышать цену на бланки вкладышей в сравнении с ценой закупки. Если партия бланков вкладышей закупалась по соответствующей стоимости, а впоследствии цена возросла – это также не может стать причиной повышения цены на бланк.

Заявление на получение

Если работодатель взимает деньги, истраченные им на приобретение бланков вкладышей, то он может использовать два актуальных способа:

  • получить наличными;
  • вычесть из заработной платы.

Выбор способа компенсации стоимости бланка зависит от работодателя, он же может предоставить выбор удобного способа оплаты работнику. Но работодатель должен понимать, что работник, предпочитающий, чтобы средства вычли из зарплаты, должен подтвердить это письменно, в форме заявления.

Заявление пишется бухгалтеру, главному бухгалтеру или кадровику.

Всё зависит от порядка, установленного в организации. Если вопросом занимается уполномоченное лицо – заявление нужно будет написать ему. Однако составляется оно на имя руководителя организации или предприятия. Уполномоченное лицо или отдел примут его, удостоверят подписью руководителя предприятия и пустят в делопроизводство.

На основании подписанного руководителем и оформленного по всем правилам заявления можно произвести вычет средств. Без просьбы, выраженной в заявлении, никаких вычетов производить нельзя.

Правильно составить заявление можно в свободной форме, по аналогии с другими заявлениями.

В нём должны быть указаны в верхнем правом углу фамилия и инициалы руководителя, к которому обращается работник, а ниже – сведения о заявляющем.

Далее нужно логично изложить следующее:

  • Заявить о том, что в трудовую книжку необходим вкладыш, с указанием причины.
  • Попросить выдать и надлежаще оформить вкладыш в ТК.
  • Просить вычесть стоимость бланка вкладыша из заработной платы за текущий месяц. Обязательно указать сумму, соответствующую стоимости бланка вкладыша. Эти сведения можно получить у ответственного лица или в бухгалтерии.
  • Поставить дату и подпись

Выдача вкладыша

Вкладыш в ТК выдаётся не лично на руки сотруднику.

Его может получить лишь уполномоченное лицо, под роспись. Если уполномоченный за ведение ТК хранит бланки у себя в сейфе (шкафу), то ему остаётся лишь взять бланк вкладыша и начать заполнять его. Тем не менее, заполнение бланка является его выдачей. Соответственно, если предприятие взимает плату за бланки – работнику нужно расписаться в приходно-расходной книге бланков самому или написать заявление.

Запись о выдаче вкладыша в ТК осуществляется на внутренней стороне обложки трудовой. Здесь кадровик или ответственный ставит штамп и номер вкладыша. Этот номер проставлен по всему продолжению вкладыша, на всех листах типографским способом, то есть каждый экземпляр этого документа уникален. Запись о выдаче даёт ему юридическую силу полноценного документа.

Формулировка записи, посредством которой вкладыш удостоверяется на лицевой стороне трудовой, проста: «Выдан вкладыш (указать его идентификационный номер)». Никакой другой информации здесь давать не нужно.

Где регистрируются?

После приобретения организацией бланков трудовых и вкладышей к ним, они должны быть проведены соответствующим актом приёмки. После их приобретения, они должны быть оформлены в соответствующем журнале. Здесь регистрируется их приход и расход.

Эта приходно-расходная книга учёта бланков ведётся бухгалтерией, поэтому зачастую и бланки хранятся здесь же. В других случаях бухгалтера лишь получают партию бланков, сразу же передавая их кадровикам или уполномоченным. Если бланки хранятся в бухгалтерии, кадровик даёт заявку главному бухгалтеру, а впоследствии отчитывается за использование бланка.

Если бланк испорчен при заполнении титульного листа или внесения первичной записи во вкладыш, он списывается специальным актом и уничтожается. Исправлять испорченные таким образом бланки или продолжать их использовать недопустимо.

При приёме на работу сотрудника с вкладышем в трудовой, в Книге учёта движения ТК вкладыш регистрируется вместе с трудовой. Регистрация в Книге осуществляется по данным, которые составляют форму основного документа (ТК).

Правила и инструкции ведения и заполнения вкладыша в ТК

Ведение вкладыша ориентируется на два важнейших в этом отношении документа:

  • Правила, утверждённые Правительством 16.04.2003 года за № 225.
  • Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 года за № 69 – Инструкции по заполнению и ведению ТК и вкладышей к ним.
Вкладыши заполняются в соответствии с перечисленными нормативными документами.

Заполнить вкладыш в ТК нужно аккуратно, без помарок. Он заполняется до внесения номера в ТК и подшивки. Дело в том, что при заполнении может быть допущена помарка или описка.

В этом случае придётся менять бланк и исправлять внесённый на титульный лист трудовой номер. Если при заполнении титульного листа вкладыша допущена помарка или ошибка – бланк нужно заменить и сделать аккуратную запись на новом бланке, а испорченный – списать актом.

Дата заполнения обычно выбирается не произвольно, а связана с необходимостью внесения новой записи:

  • о приёме или увольнении;
  • о переименовании отдела или организации;
  • об изменении формы собственности и т.п.

Например, работник подал заявление об увольнении за 2 недели заранее. В этот период готовится приказ об увольнении и приводится в порядок ТК. Если есть необходимость – заполняется вкладыш. Иногда заполнение вкладыша связано с очередной инспекторской (или иной) проверкой. То есть дата заполнения вкладыша не должна быть связана с определённым событием, отражённым в трудовой. Тем не менее, такую связь можно допустить.

Штамп о выдаче может правомерно заменить собой надпись, внесённую вручную. Так же как и надпись, штамп ставится в верхнем правом углу титульного листа трудовой. Это небольшой прямоугольник 10х25 мм, который состоит из формулировки: «Выдан вкладыш». Номер вкладыша вписывается уполномоченным за выдачу.

Перенос записи из ТК во вкладыш осуществляется непосредственно. Кадровик или ответственный должен визуально определить, чтобы для последней записи хватило места на странице.

Он вносит её, заполнив оставшееся место. Следующая запись вносится уже во вкладыш. Нормой считается, если запись о приёме осталась в трудовой. А во вкладыш внесены сведения об увольнении.

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей, внесённых в трудовую. То есть первый порядковый номер во вкладыше на единицу больше того, который оказался последним в трудовой книжке. Если один вкладыш уже существует, следующий продолжает нумерацию предыдущего.

Пошаговое оформление

Чистый бланк вкладыша заполняется по аналогии с записями в трудовой книжке.

Однако, во вкладыше сведения могут быть более актуальными. Например, изменилась фамилия в связи с замужеством. Работник приобрёл высшее образование, повысил разряд и т.п. нужно обязательно идентифицировать сведения в документах. Если на титульном листе не отражена новая фамилия работника – её недопустимо указывать во вкладыше без изменения в трудовой.

После заполнения вкладыша, чтобы избежать помарки:

  • Нужно проверить все внесённые сведения на титульный лист и в графы вкладыша.
  • Поставить штамп или сделать запись о выдаче вкладыша.
  • Внести уникальный идентификатор (номер) вкладыша.
  • Подшить вкладыш к трудовой.

Правильно подшитый вкладыш, должен быть скреплён с трудовой. Крепление должно соответствовать инструкциям.

Его нельзя приклеивать, закреплять скрепками, металлическими скобами и пользоваться прочим материалом. Он подшивается к внутренней стороне обложки трудовой, точнее – между обложкой и последней страницей книжки.

Подшивается он при помощи ниток. Для этого используют обычные хлопковые нитки, лучше всего — № 10. Они достаточно прочные и не разрывают бумагу при использовании вкладыша. Пришивают вкладыш следующим образом:

  • От верхнего и нижнего края вкладыша отступают приблизительно по 2-3 см.
  • Шилом проделываются отверстия.
  • Игла с ниткой продевается в обложку вкладыша и обложку трудовой, вытягиваясь через её заднюю стенку.
  • Игла возвращается, продеваясь через заднюю стенку обложки трудовой, затем через отверстие в обложке вкладыша.
  • Таким образом, нужно сделать несколько аккуратных стежков, прикрепив нитками вкладыш в ТК.

Действителен ли вкладыш без трудовой?

Сам по себе вкладыш не действителен, о чём констатируют положения Правил и Инструкций, а также другие правовые документы Трудового законодательства.

Без ТК по вкладышу недопустимо:

  • принимать на работу;
  • увольнять с работы;
  • делать учётную запись;
  • проводить другие процедуры.
Вкладыш должен быть подшит к трудовой книжке и зарегистрирован на её титульном листе. Только после этого документ считается действительным.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку работника

Полезное видео по теме

Заключение.

Вкладыш в трудовую книжку – выход из любой сложной ситуации, когда в книжке заканчиваются страницы для её ведения. Только вкладыш может стать адекватным способом решения проблемы. Но он не может иметь самостоятельный статус документа, его юридическая сила определена трудовой. Для этого его выдача регистрируется на титульном листе ТК.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 288-16-73 (Москва)
+7 (812) 317-60-08 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!
Комментарии 22
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Алла Полякова

    добрый день! скажите,пожалуйста, как правильно в заявлении указать причину получения вкладыша к трудовой книжке, закончилось место ?

    • Ангелина

      Добрый день. Вам нет необходимости в написании заявления на получение вкладыша в трудовую книжку. За состоянием и содержанием записей в трудовой книжке следит кадровый сотрудник вашей фирмы. Как правило, бланки вкладышей уже имеются у сотрудников отдела кадров, если нет, то готовится заявка в госзнак. Работодатель вправе взымать денежные средства, потраченные им на покупку вкладышей, более подробно можно ознакомиться на том этом же сайте https://naim.guru/trudovaya-knijka/oformit-vkladysh.html#comment-5441.

    • Елена

      Здравствуйте, Алла. Да, в заявление вам необходимо указать причиной окончание трудовой книжки.

  2. Павел Фролов

    У работника в период между заполнением трудовой книжки и вкладышем изменилось образование, что записать во вкладыше?

    • Марина

      Павел, доброго дня.
      Надо добавить запись в книжку о том, что поменялось образование. И только потом на основание этой записи внести информацию об изменении образования во вкладыш.

    • Вероника

      Здравствуйте, Павел. Сначала необходимо добавить запись в трудовую об изменение образования. Затем, на основание записи в трудовой, внести запись об изменение образования работника во вкладыш.

  3. Дарья Маркова

    При увольнении мне выдали вкладыш к трудовой книжке. В самой книжке указано средне техническое образование, но за время работы я получила высшее образование. Должны ли были мне во вкладыше написать о высшем образовании, или первый лист оформляется сотого по первому листу самой книжки ?

    • Анна

      Дарья, добрый день.
      Вам должны были внести запись о вашем образовании в трудовую книжку. Если этого не сделали, то обратитесь к сотрудникам отдела кадра, чтобы это исправили.

    • Ольга

      Здравствуйте, Дарья. Вкладыш оформляется строго в соответствие с трудовой. Вам должны сделать запись в трудовую о высшем образование.

  4. Лидия Миронова

    У работника в трудовой книжке указано 2 высших образования: инженер и юрист. трудовая книжка закончилась. Какое образование указать во вкладыше к трудовой оба или последнее — Юрист?

    • Ольга

      Здравствуйте, Лидия. Во вкладыше вам необходимо указать два образования, инженер и юрист.

    • Иван

      Лидия, при заполнении вкладыша к Трудовой книжке, в строке «образование»- пишите высшее, в строке специальность — через запятую указываете обе специальности., т.е. инженер, юрист.

  5. Лариса Голубева

    Можно взять листок из новой книжки и вшить его в закончевшеюся трудовую книжку?

    • екатерина

      Лариса, привет. Такие действия являются незаконными. Организация сама должна обеспечить вас Вкладышем. Самовольно пришивать , вкладывать листочки чистые с новой трудовой- запрещено.

    • Иван

      Лариса, нет, так не делается. Если в Трудовой книжке закончились страницы для заполнения сведений о работе, нужно выписать Вкладыш к Трудовой книжке.

  6. Вилена Львова

    Какую профессию, специальность нужно писать во вкладыше, если она отличается от той, что была написана в трудовой книжке?

  7. Константин Трофимов

    Здравствуйте, у меня такой вопрос. Во вкладыше к трудовой книжке внесена запись об увольнении по статье, которая по суду была отменена. работник просит заменить вкладыш и сделать правильную запись об увольнении. Как мне быть? Если в трудовой книжке уже есть надпись на титульном листе, что выдан вкладыш и его номер.

    • Игорь

      Здравствуйте!
      Порядок внесения исправлений есть в Правилах ведения тр. книжек, это осуществляется не заменой, даже вкладыша,, а внесением новой записи, которая отменяет прежнюю, в данном случае по решению суда, как правовое обоснование.

    • Александра Костина

      Менять вкладыш ни в коем случае не нужно. Просто внесите запись, так ка это делается при исправлении ошибочно внесенных записей. Подробнее можно узнать в статье «Исправление ошибок в трудовой книжке работника» доступной по ссылке : https://naim.guru/trudovaya-knijka/zapolnenie/ispravleniye-oshibok.html

  8. Екатерина Ильина

    Добрый день! Сотрудник работает в Компании с 1980г. Последняя запись в трудовой была сделана в 1994г. ТК закончилась, и никакие записи не вносились. На тот момент работники ОК не оформили вкладыш. Теперь необходимо его оформить и внести недостающие записи, в частности об реорганизациях в Компании. Какую дату ставить на титульном листе вкладыша?

    • Павел Иванович

      Здравствуйте Екатерина, на титульном листе вкладыша вы должны поставить текущую дату, то есть дату оформления вкладыша. Недостающие записи вы также будете вносить текущей датой, при этом указывая точную дату начала работы и соответствующий приказ с указанием даты.

    • Игорь

      Здравствуйте!
      Если речь вести о правилах, то такой вкладыш должен подписываться датой оформления. Но в данной ситуации, очевидно, что необходимо сделать, так сказать, задним числом.

© 2019 Найм.Гуру