+7 (499) 703-35-33 доб. 121Москва +7 (812) 309-52-81 доб. 669Санкт-Петербург

Какие документы при приеме на работу нужно представить? Наиболее полный список необходимых бумаг

Любая компания при открытии и в ходе работы нуждается в грамотном подборе персонала. Принятие нового сотрудника в штат всегда сопровождается множеством документации. Какие документы необходимы при приёме на работу, рассмотрим подробно в этой статье. Как оформить документацию для приема сотрудника на новую работу, читайте далее.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Порядок оформления работника в штат компании

  1. Порядок оформления работника в штат компанииПредоставление гражданином документов и передача их нанимателю. Работодатель принимает всю оформляемую документацию, проверяет её на подлинность, а далее проводит анализ. После чего принимается решение о трудоустройстве.

    Какие именно бумаги необходимо предоставлять? Гражданину важно подготовить следующий пакет документов при приеме на работу:

    • действующий паспорт РФ;
    • трудовую книжку (если она отсутствует, то заводится новый документ);
    • страховое свидетельство (СНИЛС – пластиковая карточка зелёного цвета);
    • документ, свидетельствующий об отсутствии или наличии судимости (может быть запрошен работодателем);
    • если физическое лицо является военнообязанным (военный билет или свидетельство);
    • присвоенный номер налогоплательщика (ИНН нужен);
    • документы, подтверждающие образование (дипломы, аттестаты и другие корочки нужны) предоставляются по требованию нанимателя.

    Вот какие бумаги нужны, если говорить в общих чертах.

    Есть и другие правили оформления и документирования.

    К примеру, на первом этапе наниматель должен сделать ещё один необходимый шаг, а именно — выяснить, есть ли у будущего работника какие-либо ограничения, связанные с выполнением определённой деятельности (статья 351 ТК РФ).
  2. Перед тем, как начать оформлять документы, предъявляемые при приеме на работу, (в определённых ситуациях), наниматель может попросить у гражданина медицинскую справку. Она должна оформляться при обследовании в медучреждении. После этого на руки выдадут заключение – справку. Её вправе требовать в следующих случаях:

    • если рабочая деятельность связана с продуктами питания и пищевой промышленностью;
    • если на работу устраивается лицо, не достигшее совершеннолетия;
    • справку могут попросить у физических лиц в иных случаях (статья 69 ТК РФ).
  3. Порядок оформления работника в штат компанииНаписание заявления будущим работником. Основанием для приёма в компанию нового сотрудника может служить написанное заявление от его имени. При одобрении такого документами всеми членами руководства, он визируется гендиректором организации. После чего специалисты по кадровой работе приступают к оформлению.

    Однако на данный момент такие заявления являются не обязательными и на практике можно обойтись и без них. Главным основанием при трудоустройстве является заключённое и подписанное обеими сторонами трудовое соглашение.

  4. Заключаем договор. Трудовое соглашение – главное основание для установления деловых отношений между нанимателем и будущим работником. Договор включает в себя перечень прав и обязанностей между сторонами, визируется их подписями, закрепляется оттиском печати и составляется в 2-х экземплярах (по экземпляру каждой стороне).
  5. Регистрируем трудовое соглашение в специальном журнале. Фиксировать порядковый и номер в журнале необходимо также и все дополнительные договора (о материальной ответственности, о не разглашении тайны и т. д.) После того, как работник получил свои экземпляры на руки, он должен проставить подпись в соответствующей строке журнала.
  6. Издаём приказ. Прежде, чем сотрудник приступит к своим обязанностям и полномочиям, должен быть издан приказ, которой служит основанием для этого. В таких приказах обычно фиксируются условия, на которых физическое лицо принимается на работу. Виза в документе проставляется обеими сторонами. Обычно используются формы №Т-1 и №Т-1а.
  7. Знакомим будущего работника с должностной инструкцией и обязанностями. После ознакомления сотрудник проставляет личную подпись и текущую дату. Инструкция разрабатывается в двух экземплярах, один из которых остаётся у работника.

    Если на работу принимаются одновременно несколько физических лиц с одинаковыми обязанностями, то лист ознакомления можно оформить один на всех.
  8. Заполняем трудовую книжку. На запись в трудовой книжке отводится 5 дней. Лучше не торопиться, потому что в некоторых ситуациях человек просто может не выйти на работу.
  9. Порядок оформления работника в штат компанииПосле отметки в трудовой книге фиксируем саму книжку в журнале учёта.
  10. Оформление личной карточки работника (форма Т-2).
  11. Формирование табеля учёта рабочего времени. Для этого используются 2 формы: Т-12 и Т-13.
  12. После того, как в компании появились наёмные работники, необходимо зарегистрировать компанию в ПФР (срок 1 месяц), ФСС (срок 10 дней), ФОМС (срок 1 месяц).

Вот такой порядок оформления на работу существует.

Работодателю также будет полезно знать, как правильно оформить нового сотрудника.

Что именно должен представить соискатель?

Статья №65 ТК РФ чётко регламентирует о документах, которые физическое лицо обязательно должен предоставить нанимателю при трудоустройстве. Рассмотрим, что относится к документам для работодателя.

  1. В РФ документом удостоверяющим личность гражданина является паспорт. Поэтому при трудоустройстве – это самый первый и очень важный документ. Однако в некоторых ситуациях паспорт считается недействительным, а именно:

    • если он содержит посторонние сведения и отметки;
    • если вышел срок действия (такое бывает при несвоевременной замене документа);
    • отсутствие регистрации (при приёме на работу это обязательное условие);
    • исправления или собственноручно вклеенная фотография;
    • признаки подделки.

    Какие отметки могут находиться в паспорте:

    • Что именно должен представить соискатель?отметки о регистрации и месте проживания, а также о снятии;
    • отметка о браке;
    • отметка о детях;
    • воинская обязанность (с 18 лет);
    • о выдаче загранпаспорта;
    • о выдаче Российского паспорта ранее;
    • номер налогоплательщика;
    • резус фактор и группа крови.
  2. На каждого сотрудника, который отработал более 5 дней в компании, наниматель обязан вести трудовые книжки (согласно статье 66 ТК РФ). На сегодняшний день трудовые книги являются основными и обязательными документами.

    На сегодня действуют формы образца 1939, 1974 и 2004 года. Для оформления вновь принятых сотрудников, у которых отсутствует трудовая книжка, используется образец 2004 года. Если у физического лица на руках книжка 1939 и 1974 года, то обмену на форму 2004 года она не подлежит.

    В трудовые книжки заносятся следующая информация:

    • титульный лист с ФИО обладателя;
    • квалификация (по образованию), а иногда должность проставляют на первом листе;
    • сведения о поступлении на работу (дата, название компании, отдел или подразделение, должность, печать);
    • сведения об увольнении (дата, название компании, основание для увольнения, статья ТК РФ);
    • информация о наградах.
  3. Что именно должен представить соискатель?При заполнении трудовой книжки необходима информация об образовании (полученной профессии и специальности). Поэтому при трудоустройстве человек предоставляет документы, подтверждающие уровень своего образования. Однако по закону эти документы не являются обязательными.

    Отметка об образовании делается только на основании официальных документов, ими могут быть:

    • диплом;
    • аттестат;
    • удостоверение.

    ФЗ №273 от 29.12. 2013 года чётко регламентирует уровни образования:

    • высшее образование (магистратура, бакалавриат, специалитет, подготовка кадров высшей квалификации);
    • среднее профессиональное образование.
    Также данные об уровне образования вносятся в личное дело (карточку) каждого работника.
  4. Одним из обязательных документов при трудоустройстве является СНИЛС (Страховой номер индивидуального лицевого счёта).

    Это прямоугольная карточка зелёного цвета (чаще всего уже заламинированная), которая содержит ФИО обладателя, дату и место рождения, пол и номер из 11 цифр.

    Карточка СНИЛС необходима для верного отражения платежей в ПФР. А также для правильного учёта сведений, которые фиксируют наниматели (начисления и уплата страховых взносов, стаж).

    Корректное отражение информации о страховых взносах и стаже, а также добровольных платежах напрямую влияет на размер пенсионной выплаты в будущем.

  5. Важную роль играет справка о наличии или отсутствии судимости (в некоторых случаях). Обязательным документом при приёме на работу она не является. Однако запросить её наниматель имеет полное право.

    Предоставление справки требуется только в том случае, если для занимаемой должности ТК РФ устанавливает определённые ограничения (отсутствие уголовной ответственности в прошлом или настоящем).

  6. Документы воинского учёта, предоставляемые лицами по достижению 18 лет (для военнообязанных и подлежащим призыву).

Дополнительно работодатель имеет право запросить следующие документы:

  1. Что именно должен представить соискатель?Медкнижка. Документ, который свидетельствует о хорошем здоровье будущего работника, но оформляется не всегда. Существует перечень работ, осуществлять которые запрещено без этого документа, а именно:

    • производить, хранить, перерабатывать молочные продукты;
    • обслуживать водопровод;
    • транспортировать и очищать воду;
    • фармакология;
    • обслуживать общественные места (вокзалы, гостиницы, вагоны, школы, детские сады и т. д.);
    • обслуживать бассейны и водолечебницы;
    • работа в медицинской сфере;
    • общепит;
    • и другие, которые регламентирует ФЗ №52 от 30 апреля 1994 года.
    При работе в удалённых районах Крайнего Севера наниматель может спросить медицинскую справку, которая подтвердит отсутствие ограничений (статья №324 ТК РФ).
  2. Регистрация. Согласно статье 64 ТК РФ наниматель не имеет права отказать в трудоустройстве, если у физического лица нет прописки. Однако существуют иные правила, связанные с регистрацией. Нельзя находиться в другом городе проживания без прописки определённое время. Это грозит штрафом, а также могут привлечь органы полиции.
  3. ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) является обязательным для предъявления, если работник приступает к работе в госструктуру (ФЗ №79). Этот документ представляет собою лист бумаги формата А4, на котором отражены данные: ФИО, дата рождения, номер из 12 цифр, дата постановки на учёт, серию, номер.
  4. Что именно должен представить соискатель?Характеристика с предыдущей работы представляет собой документ, который отражает сведения о бывшем сотруднике, а именно: достижения, навыки, личные качества, профессиональные качества и т. д. Это своего рода отзыв бывшего работодателя о работнике.

    Такой документ не часто запрашивают при трудоустройстве, если конкурс на вакансию небольшой. Однако, если предоставить положительную характеристику, то есть шанс, что наниматель выберет именно вас.

  5. Справка о заработной плате с предыдущего места работы требуется в основном для бухгалтерии. При начислении больничного листа, отпуска, декрета и других выплат. Требовать этот документ никто не будет. Предъявление справки – это действие исключительно в интересах самого работника. Как правило, справка содержит следующие сведения:

    • ФИО гражданина и должность;
    • данные паспорта;
    • наименование организации (где работал человек), адрес и её реквизиты;
    • денежные выплаты, разбитые по месяцам.
  6. Анкету очень часто просят заполнить при прохождении собеседования. Документ также заполняется в интересах самого работника.

    Качественное и полное заполнение анкеты может гарантировать трудоустройство.

    Анкета составляется каждым предприятием в произвольной форме. Она может содержать просто список определённых вопросов, а может и персональные данные человека.

Список необходимых бумаг для получения льгот

  1. Список необходимых бумаг для получения льготСправка о составе семьи необходима бухгалтерии компании для того, чтобы предоставить льготы по подоходному налогу. Документ содержит сведения о всех членах семьи, включая количество детей.
  2. Документы о возрасте детей подтверждают, что у работника есть несовершеннолетние дети. Это влияет на льготы (налоговый вычет).
  3. Справка о беременности женщины, так как она даёт право:

    • перевода на лёгкий труд по медицинским показателям;
    • женщинам в положении запрещено трудиться в сельской местности;
    • также никто не может уволить беременную по инициативе нанимателя. Это допустимо только в случае ликвидации компании (статья 261 ТК РФ);
    • согласно статье 64 ТК РФ запрещено отказывать в приёме на работу.
  4. Документы на дополнительные гарантии, а именно:

    • медицинское заключение, что у работника есть группа по инвалидности;
    • документы, подтверждающие, что человек является беженцем;
    • документы, которые свидетельствуют, что работник имеет ребёнка инвалида;
    • документальные доказательства, что работник является одиноким родителем;
    • доказательства, подтверждающие, что гражданин является молодым специалистом.

Таков перечень необходимых дополнительных документов.

Действия, которые обязан предпринять наниматель

Со стороны нанимателя оформляются следующие бумаги.

  1. Трудовой договор является обязательным документом при приёме на работу нового человека. Его содержание должно быть оформлено согласно статье 57 ТК РФ.

    Трудовое соглашение является основанием возникновения трудовых отношений между нанимателем и соискателем.

    Документ содержит условия, права и обязанности сторон, величину оклада, сведения о начислении премиальных, реквизиты обеих сторон, предполагаемый график работы.

    Действия, которые обязан предпринять нанимательПодписывается соглашение обеими сторонами и составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остаётся в компании, а другой сотрудник забирает себе. Оба документы должны иметь оттиск печати компании.

  2. Что ещё оформляется помимо трудового договора? Среди предъявлямых бумаг есть:

  3. Приказ о приёме на работу, который пишется на основании заключённого трудового договора. Существуют две формы: Т-1 используется при трудоустройстве одного человека, Т-1а применяется для приёма нескольких людей.
  4. Все работодатели обязаны представлять сведения в военкомат о своих сотрудниках, которые состоят на воинском учёте (ПП №719).

Таков список бумаг, какие обязательны.

Уведомление в военкомат

Уведомление военкомата содержит следующую информацию:

  • ФИО человека;
  • воинское звание;
  • должность работника;
  • дату рождения;
  • адрес по прописке;
  • наименование компании работодателя;
  • юридический адрес компании;
  • печать;
  • визы уполномоченных сотрудников с расшифровками.

«Шапка» уведомления заполняется на имя уполномоченного работника военного комиссариата. Тело сообщения содержит информацию о приёме или увольнении работника с указанием его данных.

Документ в военный комиссариат оформляется в 2-х экземплярах. Один перенаправляется в военное ведомство, а второй остаётся в компании.

Подводя итоги, можно отметить, что обязательными документами при приёме на работу являются только три: паспорт, трудовой договор и СНИЛС. Предоставление других документов является не обязательным. Теперь вы знаете, какие бумаги оформляются при найме нового сотрудника и как происходит оформление нового сотрудника.

Полезное видео

Смотрим видео по теме:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - обратитесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно!
Разделы в рубрике "Документы при приеме на работу"
Нет комментариев

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Обсуждения
© 2017 Найм.Гуру