+7 (499) 288-16-73Москва +7 (812) 317-60-08СПб

Правила и особенности оформления отпуска

Трудовое законодательство предусматривает несколько видов отпусков.

Самым распространённым видом является ежегодный оплачиваемый отпуск.

Все граждане, которые официально трудоустроены (согласно ТК РФ), имеют право уйти на заслуженный отдых, равный 28 календарным дням (ст.93,114,115 ТК РФ).

Содержание:

Какие документы нужны для ежегодного отдыха?

  1. График отпусков.
  2. Уведомление.
  3. Заявление.
  4. Приказ.
  5. Записка–расчёт.

Как правильно оформить сотруднику?

Процедура состоит из нескольких этапов:

  1. Первая стадия оформления начинается с составления графика отпусков. Статья 123 ТК РФ чётко регламентирует о том, что такой документ составляется в любой компании не позднее, чем за 14 дней до начала следующего года (середина декабря ежегодно).

    Наличие графика является обязательным, а при его отсутствии трудовая инспекция может наложить компании штрафные санкции в виде предписаний (так как это считается нарушением).

    При составлении нужно учитывать следующие факторы:

    • учитывать пожелания работников (когда им необходимо и удобно);
    • придерживаться трудового законодательства (нельзя нарушать или ущемлять права работников), а также необходимо помнить, что есть определённые группы граждан, которым отпуск полагается в первую очередь: женщины в положении, несовершеннолетние работники и лица, имеющие статус почётных доноров;
    • учитывать потребности компании (HR-менеджеры проводят анализ нужд компании).

    Документальное оформление отпусков. Утверждённой формой графика является Т-7 (Постановление Госкомстата 2004 года). В документе должно быть отражено:

    • фамилия, имя, отчество работника и табельный номер;
    • название структурного подразделения (отдела);
    • должность;
    • планированная дата отпуска;
    • количество дней.

    Документ визируется руководителем кадровой службы и директором компании. В процессе формирования графиков отпусков могут принимать участие представители профсоюза. При их несогласии с каким-либо моментом должны искать компромиссное решение. Если решение не найдено, можно обратиться в инспекцию по труду.

    СОВЕТ: Форма графика отпусков (Т-7) достаточно удобно сформирована. При необходимости внесения корректировок можно воспользоваться графами 8 и 9.

    При оформлении отпуска, не назначенного по графику, потребуется заявление от работника и разрешение от нанимателя.

  2. О времени начала отпуска работник должен быть извещен заранее при помощи специального документа (уведомления), речь о котором идёт в статье 123 ТК РФ.

    Уведомление о начале отпуска является обязательным и очень серьёзным документом. О времени начала заслуженного отдыха работник должен быть извещен не позднее, чем за 2 недели (14 дней) до наступления.

    Однако если человек написал заявление на предоставление отпуска заблаговременно, то уведомление в таком случае заполнять не обязательно. В иных ситуациях сотрудник должен официально ознакомиться с уведомлением. Если документ отсутствует, то это может послужить основой для отказа от отпуска. Если сотрудник отказался, необходимо составить соответствующий акт.

    Твёрдо установленной формы уведомления согласно ТК РФ не существует. Однако документ должен включать в себя:

    • наименование документа и текущую дату;
    • данные работника (ФИО, должность);
    • день вручения работнику;
    • основную информацию.

    Пример:

    Уведомляем о том, что вам будет назначен очередной оплачиваемый отпуск с 15.05 по 30.05. 2017 года.

    Основания: внутренние нормативные акты компании и ТК Ф.

    Факт получения уведомления подтверждается личной подписью подпись

  3. Для своевременного начисления отпускных сотруднику необходимо заполнить заявление хотя бы за 4-5 рабочих дней до начала отпуска.

    В противном случае сотрудники бухгалтерии могут не успеть сделать соответствующие расчёты.

    В законодательстве твёрдо установленные сроки отсутствуют, однако работнику лучше позаботиться об этом заблаговременно. Приказ оформляется в свободной форме, так как на законодательном уровне форма не предусмотрена. В документе должна присутствовать следующая информация:

    • ФИО сотрудника, который уходит в отпуск (пишется в «шапочке» документа);
    • количество дней и дата начала ежегодного отпуска;
    • ФИО руководителя (пишется в «шапке» документа);
    • должность руководителя;
    • наименование документа (заявление);
    • дату формирования и подпись работника.

    Заявление является не обязательным, если сведения (конкретные даты) об отпуске заранее были отражены в графике отпусков (статья 123 ТК РФ).

    Пример:

    Управляющему ОАЗС

    Филипову М.В.

    От

    Специалиста Шапошниковой

    Валерии Ивановной

    Заявление

    Прошу предоставить мне очередной отпуск с 20 мая по 05 июня 2017 года (15 календарных дней).

    Подпись 10 мая 2017 года

    Скачать образец заявления на отпуск

  4. Чтобы работник ушёл на заслуженный отдых, который положен ему по ТК РФ, уполномоченные сотрудники (специалисты кадровой службы или иные) должны издать приказ по унифицированной форме (согласно постановлению Госкомстата №1 от 5 января 2004 года).

    ВНИМАНИЕ: Приказ должен составляться в обязательном порядке. Он является основанием для начисления и выплаты денежного вознаграждения в бухгалтерии, а также для соответствующей отметки в индивидуальной карточке сотрудника (Т-2).

    Законодательством утверждено две формы приказов:

    • Т-6;
    • Т-6а.

    Первая форма применяется, когда в отпуск уходит один сотрудник, а вторая, соответственно, если в отпуск отправляются сразу несколько человек. Несмотря на то, что формы унифицированы, работодатели могут делать изменения в документе. Главное, чтобы смысл документа не изменялся.

    В приказе должна отражаться следующая информация:

    • данные о сотруднике (фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность);
    • отдел или структурное подразделение;
    • дата начала отпуска и дата завершения;
    • наименование документа и его порядковый номер;
    • вид отпуска (очередной, дополнительный или другой);
    • количество полных календарных дней.

    Приказ визирует директор компании или иные уполномоченные лица.

  5. После издания приказа составляется записка – расчёт. Этот документ должен фиксироваться в обязательном порядке. Он служит для начисления и выплаты денежного вознаграждения за отпуск.
  6. Форма документа твёрдо утверждена (Т-60) и имеет две стороны. Содержание оборотной стороны включает:

    • в строке «Расчёт оплаты отпуска» необходимо указать все начисленные суммы (доходы) за предыдущие 12 месяцев. А затем сумму календарных дней стажа и сумму среднего заработка;
    • раздел «Начислено» состоит из всех начислений сотрудника;
    • в строку «Удержания» заносятся данные об удержаниях.

    Лицевая сторона состоит из следующих сведений:

    • название компании;
    • название документа (записка расчёт);
    • фамилия, имя и отчество работника;
    • табельный номер;
    • порядковый номер документа и текущая дата;
    • вид отпуска;
    • с какого числа предоставляется отпуск и дата его окончания;
    • сколько дней (количество дней);
    • стаж;
    • визирование документа уполномоченным работником (делопроизводителем, специалистом отдела кадров и т. д.) с проставлением ФИО, даты и личной подписи.

Уход не по графику

Как оформить отпуск не по графику? Работник должен написать заявление в произвольной форме. В документе сотрудник должен указать другую (новую) дату начала отпуска, а также основания (причины) о его переносе.

Скачать образец заявления о переносе отпуска

Уполномоченный работник должен одобрить данное действие и подтвердить своё согласие, поставив на заявлении свою резолюцию «Разрешаю» или «Возражений не имею» и личную подпись.

ВАЖНО: Если компания имеет несколько подразделений и отделов, то документ изначально должен подписать непосредственный руководитель того отдела, где работает человек, и только потом генеральный директор компании.

Порядок и правила документального фиксирования в организации

После написания заявления и проставления резолюции, а также подписей уполномоченных лиц, издаётся приказ о внесение изменений в график отпусков организации.

Унифицированная форма Т-7 очень удобна в использовании и разработана с возможностью внесения поправок и изменений.

  • При изменении в датах специалист отдела кадров должен заполнить 8,9 строки в графике отпусков. Графа №8 отображает наименование документа, который служит основанием для переноса дней отдыха. Часто основанием является заявление сотрудника с причинами (болезнь, семейное положение и т. д.), а также с документами, которые подтверждают особенные обстоятельства.
  • В графе №9 следует зафиксировать новую дату отпуска. Причины для переноса можно отобразить в графе №10 (примечания).

Следом сведения о переносе должны быть внесены в индивидуальную (личную) карточку работника (форма Т-2). Специалист кадров фиксирует количество дней в поле информации об отпуске. Основанием здесь указывается номер и дата приказа о переносе.

Руководство компании может принять отрицательное решение и не перенести запланированный отпуск. При составлении графика отпусков всегда учитываются пожелания всех работников. Дополнительно в расчёт берётся производственная возможность и потребности компании. Поэтому график отпусков – это достигнутое соглашение обеих сторон.

ВНИМАНИЕ: После того, как график утверждается, он становится обязательным для исполнения, как нанимателем, так и сотрудниками.

Если работник желает изменить период изначального отпуска, а наниматель по каким-либо причинам против этого, второй не обязан объяснять причины для отрицательного решения. Для грамотного отказа руководитель должен проставить резолюцию со словами: «Не разрешаю» или «Не согласен», и этого будет вполне достаточно.

Подводя итоги, можно отметить, что оформление отпуска по правилам – процедура серьёзная, которая имеет ряд особенностей. Необходимо ответственно относиться к работе, знать и уметь правильно оформлять все документы.

Полезное видео

Смотрите видео о правилах и процедуре оформления отпуска:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 288-16-73 (Москва)
+7 (812) 317-60-08 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018 Найм.Гуру