+7 (499) 350-83-24 доб. 121Москва +7 (812) 309-25-73 доб. 669Санкт-Петербург

Составление графика отпусков: образец заполнения формы Т-7, пошаговое проведение процедуры

Каждый работающий человек имеет право на отдых. Такое право он может реализовать, если составит заявление на предоставление отпуска.

График отпусков является обязательным документом для любой организации. С его помощью определяется дата предоставления ежегодного отпуска сотрудникам организации, обеспечивается бесперебойный процесс работы, а также планируется размер финансов для оплаты отпусков, поэтому очень важно правильно составить и вовремя оформить данный документ.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Что это такое и для чего он составляется?

Это локальный нормативный правовой акт, в котором отражается очередность предоставления ежегодных трудовых отпусков. Другими словами, это документ, на основании которого планируется кто и в какое время время будет отдыхать.

Кто составляет? В процессе составления документа должны принимать участие руководители всех подразделений организации, потому, что только они могут учесть все нюансы для обеспечения бесперебойной работы подчиненного им подразделения.

Например, руководитель должен заранее предусмотреть, на кого будут возложены обязанности временно отсутствующего сотрудника.

Руководителем структурного подразделения может быть составлен опросный лист, в котором будут зафиксированы пожелания подчиненных касательно даты представления отдыха.

После составления документов на каждом структурном подразделении, их предоставляют в профсоюзную организацию. Без согласования с профсоюзом, при наличии таковой в организации, документ будет считаться недействительным.

Затем кадровая служба сводит все документы в единый график. Кадровой службой могут учитываться пожелания сотрудников уйти отдыхать в определенное время, но это не является обязанностью.

Важно! Есть категории граждан, мнение которых в обязательном порядке должно учитываться при составлении графика отпусков. Отпуск таким сотрудникам предоставляется по их желанию и в удобное для них время (ч.4 ст.123 ТК РФ).

Сроки оформления и утверждения

Составляется график на следующий календарный год в декабре, так как срок утверждения приказом должен произойти не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Процесс составления очень трудоемкий и может затянуться, поэтому к разработке документа нужно подготовиться заранее.

Основание

Основанием для составления документа является приказ руководителя о его подготовке на новый календарный год. Приказ не имеет унифицированной формы и составляется в каждой организации самостоятельно. В нем обязательно должно быть отражено основание для составления.

Например: Для своевременного составления графика отпусков на следующий календарный год и бесперебойной работы компании, приказываю… Далее перечисляются все пункты настоящего приказа.

Например:

  1. Руководителям структурных подразделений предоставить списки работников с указанием предполагаемых сроков отпусков. Данные списки довести до сведения профсоюза до (определенная дата).
  2. Профсоюзной организации внести мотивированные корректировки в графики отпусков до (определенная дата).
  3. Начальнику отдела кадров составить сводный график отпусков с учетом мнения профсоюза и предоставить его на утверждение до (определенная дата).

Далее приказ подписывается директором и всеми ознакомленными лицами.

Список лиц, которые имеют право на предоставление отдыха в удобное для них время

Право на предоставление отпуска в любое время имеют:

  • Участники Великой Отечественной войны и приравненные к ним лица.
  • Герои Советского Союза.
  • Герои Российской Федерации.
  • Полные кавалеры ордена Славы.
  • Лица, награжденные знаком «Почетный донор России».
  • Женщины, имеющие двух и более детей до 12 лет.
  • Опекуны (попечители) несовершеннолетних детей.
  • Лица, получившие заболевание вследствие катастрофы на ЧАЭС и других авариях на атомных объектах.
  • Работники моложе 18 лет.
  • Женщины, супруги которых являются военнослужащими.
  • Женщины перед отпуском по беременности и родам.
  • Мужья, в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам.
  • Совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе).

При очередности предоставления отпусков учитывается трудовой стаж сотрудника и его профессиональные заслуги в данной организации. Так же график должен учитывать особенности производственного процесса, обеспечивать его непрерывность и бесперебойность с учетом взаимозаменяемости сотрудников.

Справка! Для большинства организаций оптимальным вариантом является равномерное распределение отпусков работников в течении года, но бывают случаи, когда работодателю выгодно отправить в отпуска большую группу людей одновременно.

Это может быть связано с сезонностью работ или снижением спроса на конкретный вид продукции.

Пошаговое проведение процедуры

  1. Приказ о подготовке графика.
  2. Проекты графиков на структурных подразделениях.
  3. Согласование с профсоюзом.
  4. Сводный график.
  5. Утверждение руководителем.

Как заполнить документ по правилам?

График составляется в свободной форме. Порядок составления может быть закреплен во внутренних документах организации. Это могут быть как кадровые документы, например, инструкция по делопроизводству, так и нормативные акты, например, коллективный договор.

Для удобства можно воспользоваться унифицированной формой № Т-7. Обязательные графы документа:

  1. Структурное подразделение, к которому относится работник.
  2. Должность согласно штатного расписания
  3. ФИО.
  4. Табельный номер.
  5. Сколько дней отпуска будет составлять продолжительность основного оплачиваемого отпуска сотрудника в будущем году. Справка: если отпуск разделен на части, то это заполняется отдельной строкой.
  6. Дата начала отпуска. Обычно в этой графе указывается только месяц, а конкретное число ухода на отдых выбирается позже по договоренности с нанимателем.

    Важно! по правилам, при заполнении 1-6 граф документ утверждается руководителем, а остальные графы заполняются по факту в течении следующего года, на который составляется график.
  7. Дата, фактического ухода в отпуск.
  8. Основание для переноса отпуска.
  9. Дата предположительного отпуска в текущем или следующем году.
  10. Примечание. Эта графа предусмотрена для специалиста, который следит за соблюдением графика. Он может вносить сюда изменения и корректировки.

Законодательство РФ не обязывает нанимателя знакомить своих подчиненных с графиком отпусков под роспись. Однако, это лучше сделать, чтобы в дальнейшем избежать конфликтных ситуаций. Поставить роспись об ознакомлении сотрудник может на оборотной стороне документа. На некоторых предприятиях для этой цели заводят специальный журнал для ознакомления.

В графике необходимо фиксировать все изменения, связанные с предоставлением отпусков , а также ссылаться на документы, которые послужили основанием для этих изменений.

Изменения:

  1. Отпуск может быть перенесен на другой срок. Дата перенесенного отпуска заносится в графу 7 – дата, с которой работник фактически ушел в отпуск. В графе 8 указывается основание для переноса (заявление работника, приказ нанимателя).
  2. Отзыв из отпуска. Если сотрудника пришлось отозвать с отпуска по производственной необходимости, изменения так же должны быть зафиксированы в графике. Основанием в этом случае будет являться приказ нанимателя.
  3. Деление отпуска на части. Если отпуск предоставляется частями (например, работник изъявил желание взять не весь отпуск сразу), и ранее это не было отражено в графике, изменения должны быть отражены в документе. Основание (заявление сотрудника).

    Важно! при делении отпуска на части, одна из частей не может быть меньше 14 календарных дней.

Со всеми вносимыми изменениями в графике отпусков необходимо ознакомить сотрудников. Для этого на оборотной стороне документа вносится запись: с изменениями ознакомлен, и ставятся соответствующие подписи.

Трудовой Кодекс Российской Федерации не обязывает нанимателя вносить изменения в уже утвержденный график. Поэтому, если в организацию будут приняты новые сотрудники, можно либо оформить новый документ для вновь прибывших, либо отпустить их отдыхать на основании заявления.

Нужно ли утверждать приказом и когда?

Ответим на вопросы: кто утверждает и когда должен быть утвержден. Утверждается график приказом руководителя, который должен быть составлен не позднее двух недель до начала очередного календарного года. Документ не имеет унифицированной формы и может составляться в произвольном виде.

Пример распоряжения: на основании ст.123 ТК РФ приказываю утвердить график отпусков на (указывается календарный год).

  1. Инспектору по кадрам ознакомить работников с настоящим графиком отпусков и составить всю необходимую документацию для предоставления очередных отпусков.
  2. Главному бухгалтеру обеспечить своевременный расчет работников в связи с уходом в очередные отпуска.

Приказ подписывают руководитель предприятия и ознакомленные лица.

Ответственность

Справка. Отсутствие, неправильное ведение, а также несоблюдение графика чревато для нанимателя наложением административного штрафа.

При несоблюдении законодательства о труде и ущемлении своих прав, работник может обратиться за защитой в профсоюзную организацию, в Федеральную инспекцию труда, прокуратуру или суд. ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает наложение штрафа на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей, на юридическое лицо от 30000 до 50000 рублей. При повторном нарушении наказание ужесточается.

Заключение

Графики отпусков являются обязательными для исполнения как для руководителя так и для наемных работников. Поэтому составляться он должен правильно, учитывая мнения обеих сторон.

Делать документ нужно вовремя, учитывая установленные законодательством сроки. Важно правильно вносить полную и достоверную информацию, фиксировать все происходящие изменения и знакомить с ними всех заинтересованных лиц.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - обратитесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018 Найм.Гуру