+7 (499) 288-16-73Москва +7 (812) 317-60-08СПб

Какие правила оформления и внесения изменений в график отпусков? Разбираемся в нюансах

График отпусков – документ, создаваемый кадровой службой организации и указывающий, в какое время должны отдыхать сотрудники. Он создаётся заранее и служит ориентиром для всех, желающих уйти в отпуск в этом году. Однако может сложиться ситуация, когда в документ потребуется внести изменения. Как это сделать правильно?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 288-16-73. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Определение

Можно ли вносить в него изменения? Ст. 114 ТК РФ (далее, если это особо не оговорено, номера статей будут относиться именно к Трудовому кодексу) предусматривает, что каждый человек, официально трудоустроенный, имеет право на ежегодный отпуск с сохранением оплаты.

Статья 114 ТК РФ. Ежегодные оплачиваемые отпуска

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Время для отдыха предоставляться должно каждый год, и порядок, в котором работники будут уходить в отпуск, определяется, согласно ст. 123 того же кодекса, графиком. Это официальный документ, утверждаемый руководством предприятия не позже, чем за 2 недели до того, как наступит очередной календарный год.

Оформляется он обычно по форме Т-7, утверждённой в 2004 году Госкомстатом, либо по аналогичной, разработанной на предприятии самостоятельно. Право самостоятельно разрабатывать такие документы дано работодателям с 2012 года согласно закону №402-ФЗ от 06.12.2011 г.

Абзац 2 ст. 123 указывает, что график обязателен для обеих сторон трудовых отношений – как для самого работника, так и для его работодателя.

Однако, несмотря на обязательность, этот документ при необходимости может быть изменён в случаях, предусмотренных законом.

Когда можно поменять утвержденный план?

Основными причинами для того, чтобы изменить содержание утверждённого графика отпусков являются:

  • Перенос.

    Ст. 124 предусматривает ряд ситуаций, когда работодатель обязан перенести по заявлению работника время отпуска (болезнь, исполнение государственных обязанностей в период отпуска и т. д.). Однако никто не запрещает руководству предприятия пойти навстречу работнику и по обоюдному согласию сторон перенести время отпуска и в других случаях.

  • Отзыв.

    Ст. 125 разрешает работодателю в случае острой необходимости вызвать работника, находящегося в отпуске, на рабочее место. Однако отзыв допускается только с согласия работника, и не может производиться для некоторых категорий:

    1. не достигших к моменту отзыва 18 лет;
    2. беременных;
    3. занятых на работах с вредными условиями.

    В случае отзыва та часть отпуска, которая не была использована, предоставляется позже в том же году, либо, по выбору работника, присоединяется уже к следующему отпуску.

  • Изменения в личном составе работников.

    В том случае, если изменился состав работников, то есть были приняты новые или уволены старые, в любом случае надо вносить изменения. Дело в том, что у новых работников уже через полгода появляется право на отпуск, а увольняющимся либо выплачивается компенсация, либо они уходят в отпуск с последующим увольнением (ст. 127).

    ВАЖНО: Более того, корректировать нужно, даже если работник не увольнялся и не был принят на работу, а лишь сменил паспортные имя или фамилию (например, женщина вышла замуж).

    В этом случае окажется, что указаны неверные данные – и в него, как и во все документы, где указаны личные данные работников, придётся вносить изменения.

  • Отпуск не по графику.

    Некоторые категории работников имеют право отдыхать тогда, когда удобно им, а не руководству – и работодатель не вправе им отказать. В частности, к ним относятся:

    1. Несовершеннолетние (ст. 267).
    2. Воспитатели или родители детей-инвалидов (ст. 262.1).
    3. Почётным донорам (ст. 23 ФЗ «О донорстве крови и её компонентов»).
    4. Героям СССР или России, кавалерам ордена Славы всех степеней (ч. 3 ст. 8 Закона РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев России и полных кавалеров ордена Славы») и т. д.

    Если такой сотрудник пожелает уйти в отпуск не тогда, когда должен, а в другое время – отпуск обязательно должен быть предоставлен именно тогда, когда они захотят.

  • Разделение отпуска.

    Ст. 125 предусматривает право работника и работодателя заключить соглашение о том, что отпуск будет разделён на части, которые придутся на разное время. Условия и границы для переноса закон не определяет, лишь указывает, что хотя бы одна из образовавшихся после разделения частей отпуска должна составлять минимум 2 полных недели.

    В том случае, если часть отпуска была перенесена на следующий год, работник может подать заявление и, согласно ст. 126, заменить её на денежную компенсацию.

    Это право не распространяется лишь на некоторых сотрудников, которые должны отдыхать полный срок. Категории, для которых не допускается замена, совпадают с теми, которые не могут быть вызваны из отпуска.

Статья 267 ТК РФ. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до восемнадцати лет

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до восемнадцати лет предоставляется продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время.

Как вносить корректировки?

Порядок, в котором оформленный по Т-7 документ вносятся изменения, зависит от причины, по которой происходит корректирование документа. Рассмотрим каждую отдельно.

Обязателен ли приказ?

Прежде всего отметим: изменения вносятся только на основании приказа руководства. Дело в том, что, как уже было сказано, график является обязательным документов для обеих сторон, с его содержанием работники знакомятся под роспись.

Именно поэтому его корректировка возможна только по приказу работодателя – причём с обязательным указанием причины для такого изменения (обычно – заявления работника).

ВАЖНО: С содержанием приказа руководство предприятия обязано ознакомить самого работника.


Скачать образец приказа о внесении изменений в график отпусков

Правила оформления при переносе заслуженного отдыха

Как можно перенести отпуск? В том случае, если работник желает это сделать, изменения производятся следующим образом:

  1. Работник подаёт заявление на имя руководителя предприятия.
  2. Руководитель, ознакомившись с заявлением, ставит на нём визу «Согласен» или «Не согласен». В том случае, если работник не относится к категории тех, кто вправе сами выбирать время для отпуска, несогласия достаточно, и никаких изменений не происходит.
  3. При согласии работодателя на перенос готовится приказ для изменения в графике. Приказ подписывается руководителем и доводится под роспись до самого сотрудника. Официальной формы для приказа нет.
  4. Кадровая служба вносит изменения. Если используется форма Т-7, то заполняется восьмая графа (в неё записывается основание для изменения – в данном случае, приказ) и девятая (в ней указывается новое время отпуска). При необходимости в десятой графе указываются примечания.
  5. Работник знакомится с изменённым документом. Это, согласно ч.3 ст. 123, нужно сделать не позднее, чем за две недели до начала отпуска.

Скачать образец приказа о переносе отпуска

Отзыв служащего

В том случае, если работодателю надо вызвать из отпуска уже отдыхающего сотрудника, алгоритм будет немного другим:

  1. Руководитель отдела, в котором работает отзываемый, подаёт служебную записку руководителю о причинах, по которым необходимо вызвать отдыхающего на работу. Если же отделов, бригад или участков на предприятии нет, этот шаг может не использоваться.
  2. Представители работодателя связываются с отдыхающим и получают предварительно его согласие или несогласие.
  3. Составляется приказ об отзыве и подписывается руководителем.
  4. Приказ доводится до сведения работника. Его согласие оформляется письменно с помощью записи на приказе (в формулировке «С отзывом согласен» или иной, однозначно толкуемой как согласие).
  5. Вносятся изменения. Порядок заполнения – тот же, что и в предыдущем случае.
  6. Измененный документ доводится до работников.

Скачать образец приказа об отзыве из отпуска

Прием новых сотрудников

В том случае, если на предприятии появились новые работники, порядок тоже может быть изменён. Однако при этом надо учитывать следующее:

  • Работники должны быть приняты не менее чем за полгода до конца календарного года. Только тогда у них появляется право на ежегодный отдых. Исключением являются отдельные категории сотрудников, имеющие льготы (несовершеннолетние и т. д.).
  • Если работники приняты в связи с расширением штата, изменения можно не вносить, а отпускать их в отпуск по их заявлению. Однако специалисты рекомендуют всё-таки готовить и утверждать дополнения.
  • Если новые сотрудники приняты взамен уволившихся, график не дополняется, а переиздаётся.

Порядок изменения будет следующим:

  1. Заинтересованное лицо (обычно руководитель кадровой службы) подаёт служебную записку руководителю предприятия.
  2. Руководитель составляет в произвольной форме приказ на внесение дополнений в утверждённый ранее документ.
  3. Делается дополнительный лист, в котором указаны новые сотрудники. Заполняются все графы установленной формы. При этом в графе 10 (если используется форма Т-7) в качестве примечания указывается дата приёма на работу нового человека.
  4. Дополнения утверждаются руководством и доводятся до сведения работников.

Скачать образец приказа о внесении дополнений в график отпусков

Отдых вне расписания

В ряде случаев закон предоставляет сотрудникам самим выбирать время для отпуска. В этом случае в график тоже должны вноситься изменения. Делается это следующим образом:

  1. Сотрудник из привилегированной категории подаёт заявление на имя руководства организации.
  2. Руководитель издаёт приказ о внесении корректировок.
  3. Кадровая служба вносит новые данные. Делается это так же, как и в случае с изменением времени: заполняются восьмая, девятая и, при необходимости, десятая графа.
  4. Изменённый график доводится под роспись до сотрудника.

Скачать образец приказа об внесении изменений в график отпусков вне расписания

Частичное использование

В случае, если сотрудник желает использовать отпуск частично, изменения будут вноситься по следующему алгоритму:

  1. Работник подаёт заявление руководителю, где указывает желаемую продолжительность отпуска и время, когда он хочет воспользоваться неотгулянной частью.
  2. Руководитель визирует заявление, проставляя отметку о согласии или несогласии на изменение. Если согласие получено, переходим к следующему шагу, если же нет (по каким-то причинам предложение работника не устраивает его начальника) – проводятся переговоры, чтобы сотрудник выбрал другой вариант разделения и написал другое заявление.
  3. Руководитель издаёт приказ об изменении.
  4. Работники кадровой службы вносят коррективы, отражая в графе восьмой формы Т-7 скорректированный вариант времени и продолжительности отпуска, а в девятой указывая приказ как основание для изменений.
  5. Изменённый документ доводится до сведения сотрудника под роспись.

Скачать образец приказа внесении изменений в график отпусков в связи с частичным использованием отпуска

Необходимые документы

Для того, чтобы провести изменения, требуются следующие документы:

  • Заявление от работника. Оно составляется на имя руководителя в произвольной форме. Важно, чтобы в нём была правильно сформулирована воля сотрудника.
  • Приказ руководителя. Он тоже не имеет установленной формы, но должен содержать личные данные работника и информацию о том, какие именно изменения должны быть внесены.
ВАЖНО: Приказ должен быть составлен не менее чем за 14 дней до того, как сотруднику приходит время уйти в отпуск по новому графику.

Как делается дополнение?

В том случае, если требуется не просто изменить, а сделать дополнение, действовать нужно по следующему алгоритму:

  1. Издаётся приказ руководителя о внесении изменений. Без этого действовать работники кадрового отдела не имеют права.
  2. Подготавливается новый лист графика. При этом используется либо форма Т-7, либо действующая на предприятии и утверждённая заранее форма.
  3. Руководитель предприятия своей формой утверждает дополнительный документ.
  4. Подготовленный новый график доводится до тех работников, которых он касается.
После того, как с содержанием нового графика были ознакомлены все заинтересованные лица, работа закончена, и новый график может быть использован.

Видео по теме

Смотрим видео по теме «Составляем график отпусков»

Заключение

Как можно заметить, график отпусков – это документ, изменение которого требует изрядных усилий со стороны как руководства организации, так и специалистов по кадровой работе. Поэтому изменения должны вноситься лишь в тех случаях, когда без этого не обойтись.

Однако отказаться от изменений совсем и отправлять работников в отпуск лишь по приказу – тоже неправильно. Отсутствие графика или его несоответствие реальному порядку выхода в отпуск – это нарушение, которое может вызвать претензии со стороны контролирующих органов.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 288-16-73 (Москва)
+7 (812) 317-60-08 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018 Найм.Гуру