+7 (499) 350-83-24 доб. 121Москва +7 (812) 309-25-73 доб. 669Санкт-Петербург

Все правила составления и хранения графика отпусков: шаблон унифицированной формы Т-7 и образец его заполнения

Утвержденный график отпусков обязаны исполнять как сотрудники, так и работодатели. Поэтому и у тех, и у других, как правило, возникает немало вопросов о порядке составления этого документа.

Давайте разберемся и попытаемся ответить на самые популярные из них: для чего нужен график предоставления отпусков, как его составить и изменить, сколько он хранится и какие еще есть особенности?

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно!

[contents]

Содержание:

Что это такое и обязателен ли он?

Такой список является утвержденным документом, который пишется после обсуждения вопроса между работодателем и сотрудником. Вы выбрали дату вашего отдыха – затем утвердили с руководством. В другом случае получить заветные деньки вряд ли получится.

Это не просто прихоть начальства. Документ обязательно должен оформляться согласно ст. 123 ТК Российской Федерации. Кроме того, благодаря такому документу будет проще:

  • Начальству выплатить ваши отпускные в определенный срок. В ст. 136 ТК РФ обозначается, что выплаты должны проводиться не позднее трех дней до ухода сотрудника на отдых.
  • Руководство сможет найти временного работника на ваше место.
  • Если у вас остались неиспользованные дни, начальник сможет вам их вернуть.

Как видите, это необходимый документ в рабочем процессе. Давайте ознакомимся с ним более детально. Ведь существуют нюансы, о которых сначала даже не догадаешься. Но они играют важную роль в оформлении процедуры.

Справка! Важно понимать, как действует процедура, когда и какие корректировки можно в него вносить. Без таких знаний процент того, что возникнут недоразумения, достаточно велик.

За сколько дней до нового года должен быть утвержден?

Документ с расписанием отпусков сотрудников на следующий год утверждается до декабря. Это связано с тем, что он должен быть согласован не позднее двух недель до начала нового года. Об этом говорится в ч.1 ст. 123 ТК РФ. Учтите, что если в организации создан профсоюз, то обязательно нужно согласовать документ с ним. А уже после этого за утверждением следует обратиться к начальству.

Кто подписывает?

Сотрудники предприятия должны проставить свои подписи как знак ознакомления с документом. Однако, в ТК РФ прямое обязательство работодателя предъявлять такой график подчиненным не указывается. Тем не менее, такая предосторожность позволит упростить соблюдение документа самими сотрудниками.

Для подписей можно создать специальный журнал, либо предложить проставить подписи на обратной стороне графика.

Нужно ли знакомить работников?

Отметим, что в Трудовом Кодексе РФ нет прямого указания знакомить сотрудников с графиком учета отпусков. Но если этого не сделать, то потом могут возникнуть сложности в соблюдении утвержденных дат. Другими словами – сотрудники могут просто забыть или перепутать даты, что создаст лишние трудности.

Лучше всего просить сотрудников ставить подпись как знак того, что работодатель ответственно подошел к оповещению и донес информацию до своих подчиненных.

Важно! В ст. 123 ТК РФ достаточно ясно сказано, что оповестить работника о начале отпускной даты следует не позднее, чем за две недели.

Как быть с неиспользованными периодами?

Работодатель обязан ежегодно предоставлять своим сотрудникам оплачиваемый отпуск. Информация об этом содержится в специальном графике. Но как быть, если работник не использовал его? Стоит ли включать его в документы? Давайте рассмотрим вопрос подробнее.

Согласно ст. 124 Трудового Кодекса Российской Федерации, с согласия работника трудовой отпуск может быть перенесен. Причиной такому решению может послужить решение начальника. Но учтите, что все отпускные дни должны быть использованы не позднее 12 месяцев после окончания текущего года.

Например, вы получили отпуск в июле 2017 года, но не стали его использовать. У вас есть полное право взять отпуск в течение последующих 12 месяцев, но никак не позже. То есть до июля 2018 года ваш отпуск должен быть использован. Об этом говорится в законодательстве.

Что касается самого документа, то вносить или нет неиспользованные дни решает сам руководитель предприятия. Однако для удобства обеих сторон скорее желательно вносить такие нюансы. О правомерности такого решения говорят специалисты Роструда.

Особенное внимание следует уделить вопросу, если руководство не предоставляет ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Такое нарушение преследуется законодательством и предусматривает административную ответственность. Подробнее см. в ст. 5.27 КоАП.

Прислушиваться ли к пожеланиям?

В графике отпусков логично учитывать пожелания работников. Однако не стоит забывать о производстве – важно, чтобы такие пожелания никак ему не вредили.

Руководство всегда должно помнить о том, что существует категория работников, которые всегда могут взять отпуск в удобное для себя время независимо от соглашения работодателя. К такой категории относятся сотрудники:

  • в возрасте до 18 лет;
  • работники-совместители.

Сотрудники последней группы в праве получать отпуск в одно время с отдыхом на основной работе.

Также в графике отпусков важно отмечать сроки отдыха сотрудников. Такая мера предосторожности важна для самих работников: руководство не посмеет взять денежную компенсацию за предоставляемый отпуск.

Как с ним работать?

Как оформить?

Существует специальная унифицированная форма №Т-7 (образец можно скачать ниже), предназначенная для составления графика отпусков. Она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года. Для составления документа использовать ее желательно, но необязательно. В любом случае строгого образца при создании графика отпусков нет.

Тем не менее, форму графика можно разработать и без определенного образца. Обязательно укажите в графике помимо ежегодных оплачиваемых отпусков и дополнительные. И туда же можно занести неиспользованные сотрудниками даты отдыха, которые перенесены на будущий год.

Что нужно учитывать?

В графике необходимо учитывать помимо обычного ежегодного отпуска также и дополнительные. К ним относятся:

  1. Дополнительный с сохранением заработной платы.
  2. Дополнительный не оплачиваемый отпуск.

Кстати, в документ не нужно вносить следующие виды отпуска:

  • по беременности и родам;
  • по уходу за детьми;
  • учебный.

Как отразить оставшиеся дни за прошлый год?

Бывают случаи, когда остаются отпуска за прошлый год. Здесь необходимо обратиться к ст. 124 ТК РФ. Неиспользованные дни отпуска могут быть включены в отпускной график текущего года. Конечно, строго законодательством это не предусматривается. Но в целях контроля желательно вносить такие нюансы в текущий график отпусков (шаблон в excel на год можно скачать ниже).

При использовании формы №Т-7 следует обратить отдельное внимание на графу 5 таблицы. Туда необходимо внести все указания по количеству календарных дней отпуска. Можно внести данные о количестве неиспользованных дней в указанную выше графу. Либо же просто ограничиться числом отпускных дней в текущем году.

Можно ли делить отдых на части?

Если вопрос о делении отпуска обсуждался до составления графика отпусков, можно отразить эти изменения в самом документе. При этом следует указать все части отпуска, которые предоставятся работнику. Согласно ст. 125 ТК РФ, отпуск может быть разделен на сколько угодно частей. Но одна из них должна быть не менее 14 дней.

Внимание! Если вопрос возник уже после составления графика, следует согласовать с руководством. В этом случае начальство обязано указать изменения в документе.

Разрешено ли указывать только месяц?

Трудовой Кодекс РФ не обязывает указывать конкретные даты отпуска. Таким образом, в документе могут быть указаны как число, так и просто месяц. Строгих рамок в данном оформлении нет.

Кого из сотрудников включать?

График отпусков составляется для каждого сотрудника предприятия, которые собираются работать и в будущем году. Такое положение указано в ст. 123 Трудового Кодекса Российской Федерации. Сюда нужно вносить всех – и работников по совместительству, и так называемых «срочников». Для последних важное условие: договор не должен заканчиваться в декабре текущего года.

Особенное внимание стоит уделить работникам по совместительству. Согласно ст. 286 ТК РФ, такая категория работников должна заранее предоставить информацию о сроках отпуска на основной работе. Для этого достаточно выписки из графика отпусков или справки с места работы.

Требуется ли прошивать?

Данный документ носит информационный характер. В связи с этим стоит учитывать тот факт, что к нему будут обращаться не один и не два раза. И поэтому не допускается прошивать график отпусков.

Правила внесения изменений

В законодательстве не указаны положения о внесении корректировок в график отпусков. Задача не рассматривается ни в Трудовом Кодексе РФ, ни в рекомендациях по заполнению документа. И все-таки на практике оказывается, что вносить изменения можно и нужно по ряду причин.

  1. Во-первых, если информация, указанная в графике отпусков, не будет соответствовать действительности, может возникнуть много недопониманий, разногласий и проблем. Кому это надо? Никому.
  2. Во-вторых, предоставить отдых вне указанных и согласованных дат невозможно. Такое внеплановое отсутствие приведет к штрафным санкциям.
  3. В-третьих, отсутствие работника в даты, отличные от графика, могут повредить работе компании и стать причиной ряда проблем для бухгалтерии.

Скачать пример приказа о внесении изменений в график отпусков

Справка! Для внесения изменений в документ необходимо составить приказ, на основании которого уже и будут внесены корректировки.

Срок хранения в организации

График отпусков должен храниться в организации на протяжении одного года после окончания срока действия. Общепринятой датой отсчета является 1 января следующего года. Например, график отпусков 2017 года можно будет уничтожить только в 2019 году.

Когда заканчивается срок ГО, начинается новый отсчет до даты его непригодности. По закону это ровно 1 год.

Заключение

График отпусков важен и полезен в рабочем процессе. Без него не обходится ни одно оформление. Всегда стоит помнить, что прежде, чем указать даты, следует согласовать их с руководством. Но существует несколько групп работников, которые могут взять заветный отдых без предварительного обсуждения. Какие еще есть нюансы и что с ними делать, мы постарались объяснить в нашей статье.

Кроме того, полезным будет ознакомиться также с положенным количеством отпускных дней. Если вам необходимо взять отдых частично, то нужно понимать структуру внесения корректировок. Владеть информацией – значит, быть во всеоружии. А знать такие вещи не только важно, но и полезно.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - обратитесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018 Найм.Гуру